Czy trzeba usuwać z dokumentu dane podmiotu, co do którego, ze względu na zasadę ograniczenia przechowywania, administrator nie ma już podstawy legalizacyjnej do przetwarzania?

Na tak postawione pytanie odpowiedzi udzielił UODO, w ramach pomocy kierowanej do IOD, w zakładce „Inspektor Ochrony Danych”, na stronie www Urzędu. Kwestia dotyczyła Karty Dużej Rodziny ale poczynione uwagi należy stosować, do każdego przypadku występowania w jednym dokumencie danych dotyczących różnych osób. UODO stwierdza, że ingerencja w dokument w celu zamazania danych osoby, co do której nie ma podstaw legalizacyjnych do przetwarzania (w tym również przechowywania) danych, stanowiłaby naruszenie jego integralności, i nie wydaje się aby taką praktykę można było uznać za właściwą i potrzebną.

Wynika z powyższego, że Urząd potwierdza iż zasady ochrony danych osobowych nie mają charakteru absolutnego i nie mogą wchodzić w kolizję z przepisami innych gałęzi prawa, w tym wypadku prawa dowodowego. Prezentowany pogląd jest też niewątpliwie wyrazem bardziej ogólnego stanowiska prezentowanego w prawie ochrony danych osobowych, że ta dziedzina prawa dotyczy danych właśnie, a nie dokumentów, w których są ucieleśnione, stąd inne normy i sposób postępowania może dotyczyć dokumentów, a inne danych w nich zawartych.

Z prezentowanym stanowiskiem jak najbardziej należy się zgodzić, dokument powinien być zniszczony dopiero wówczas, gdy zabraknie podstawy prawnej do przetwarzania wszelkich danych osobowych (a także innego rodzaju danych) w nim inkorporowanych.