Dokumentacja archiwalna a niearchiwalna

Jak stanowi art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej: u.n.z.a.) materiałami archiwalnymi jest wszelka dokumentacja mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego. Narodowy zasób archiwalny dzieli się na państwowy i niepaństwowy zasób archiwalny. Materiały archiwalne przechowywane są wieczyście.

Rozporządzenie z 2011 r.

Na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy zostało wydane rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, które określa przepisy kancelaryjne i archiwalne dla:

  1. organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki;
  2. organów powiatu i starostw powiatowych;
  3. organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich;
  4. organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.

Załącznik nr 2 do tego rozporządzenia określa jednolity rzeczowy wykaz akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, gdzie wskazane są okresy przechowywania dokumentacji w związku z określonymi sprawami, np.

  • (symbol klasyfikacyjny 7150; 272) dla dokumentacji przetargowej; z zamówienia publicznego – B5 czyli 5 lat;
  • (symbol klasyfikacyjny 5343) sprawy meldunkowe – B10 czyli 10 lat;
  • 827 Windykacja i egzekucja nienależnie pobranych świadczeń pomocy społecznej – B10
  • 273 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych – B10
  • 8163 Rozliczenia finansowe w zakresie pobytu dziecka w rodzinie zastępczej – B10
  • 3162 Windykacja należności – B5
  • 076 Obsługa prawna w zakresie windykacji lub egzekucji należności – BE10
  • 3222 Rozliczenia (rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), w tym wezwania do zapłaty) – B5
  • 3235 Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne – B50
  • 253 Ubezpieczenia majątkowe (między innymi ubezpieczenia od pożaru, kradzieży, nieruchomości, ruchomości, środków transportu itp. Sprawy odszkodowań Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy) – B10
  • 210 oferty kandydatów nieprzyjętych do pracy – wynika z odrębnych przepisów.

Przy czym stosownie do art. 6 ust. 2 lit. d u.n.z.a. organ publiczny może w porozumieniu z dyrektorem właściwego dla jego siedziby archiwum państwowego uzupełnić JRWA określony w załączniku nr 2 rozporządzenia.

Inne publiczne jednostki organizacyjne

Powyższego rozporządzenia nie stosują inne jednostki organizacyjne niż organy administracji publicznej wymienione wyżej, czyli takie jednostki jak np.: gminne ośrodki pomocy społecznej, powiatowe centra pomocy rodzinie, powiatowe inspektoraty nadzoru budowlanego, szkoły, przedszkola, szpitale. Te jednostki obowiązane są do opracowania w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwum Państwowego na podstawie art. 6 ust. 2 u.n.z.s. i stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, tj.:

  • instrukcji kancelaryjnej, 
  • jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA), i
  • instrukcji archiwalnej.

Przy czym stosownie do art. 6 ust. 2 lit. e oraz lit. f u.n.z.a. organ nadzorujący te jednostki, np. wójt może w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwum Państwowego określić dla nich wspólne przepisy kancelaryjne.

Podstawa ustalenia okresów przechowywania

Jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej. Okresy te ustalane są na podstawie odrębnych przepisów, określających np. terminy przedawnienia roszczeń lub wprost wskazujących jak długo należy przechowywać określoną dokumentację, np. art. 78 p.z.p.

Art.  78.  [Przechowywanie protokołu postępowania]

1. Zamawiający przechowuje protokół postępowania wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.

2. W przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w oparciu o narzędzia i urządzenia komunikacji elektronicznej udostępniane przez inny podmiot, zamawiający może powierzyć mu przechowywanie protokołu postępowania i załączników do tego protokołu w jego systemie teleinformatycznym, pod warunkiem przekazania zamawiającemu elektronicznej kopii wszystkich informacji i dokumentów związanych z takim postępowaniem.

3. Sposób przechowywania oraz przekazywania w przypadku, o którym mowa w ust. 2, umożliwia odczytanie przechowywanych i przekazywanych dokumentów.

4. Jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekracza 4 lata, zamawiający przechowuje protokół postępowania wraz z załącznikami przez cały okres obowiązywania umowy w sprawie zamówienia publicznego.

PZP

Przepis ten podaje 4 letni termin na przechowywanie dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, odmiennie niż rozporządzenie z 2011 r. w załączniku 2, prawdopodobnie dlatego w klauzulach informacyjnych dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia można spotkać terminy 4 albo 5 lat, niewykluczone też że w uzgodnieniach z lokalnymi dyrektorami Archiwum przyjmuje się różnie.

Kategorie archiwalne

Załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej określa sposób oznaczenia kategorii archiwalnych:

Załącznik nr 1 sposób oznaczenia kategorii archiwalnych
1. Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną materiałów archiwalnych.
2. Symbolem „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
1) symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy;
2) symbolem „BE” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, liczonego w sposób określony w pkt 1, podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione;
3) symbolem „Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w sposób określony w pkt 1.


Procedura uzgadniania przepisów kancelaryjnych

W celu określenia (wprowadzenia do stosowania) przepisów kancelaryjnych, a także w przypadku błędu lub zmiany przepisów odrębnych, z których wynika konieczność zmiany przepisów kancelaryjnych i archiwalnych należy przeprowadzić procedurę uzgadniania przepisów z właściwym miejscowo Archiwum Państwowym, przykładowa procedura:

USTALANIE PRZEPISÓW KANCELARYJNYCH I ARCHIWALNYCH W POROZUMIENIU Z ARCHIWUM NARODOWYM W KRAKOWIE:

  1. Jednostka przesyła do Archiwum Narodowego w Krakowie (dalej jako ANK) projekt przepisów kancelaryjno-archiwalnych w dwóch egzemplarzach, których treść jest analizowana i uzgadniana z Dyrektorem ANK.
  2. Po otrzymaniu pisma Dyrektora ANK uzgadniającego przepisy kierownik jednostki organizacyjnej wprowadza przepisy kancelaryjne i archiwalne do stosowania na podstawie zarządzenia.
  3. Po wydaniu zarządzenia wprowadzającego przepisy w życie przez kierownika jednostki należy odesłać do Archiwum Narodowego kopie ww. zarządzenia oraz kopie wprowadzonych przepisów.

Dostępne są wzory jednolitych rzeczowych wykazów akt na stronie Archiwum Państwowego.

Przepisy kancelaryjne i archiwalne stanowią akty prawa wewnętrznego i choć są kierowane do podmiotów publicznych, to pośrednio wywierają wpływ na sytuację prawną obywatela.

Przepisy

Art.  1.  [Materiały archiwalne] Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej „materiałami archiwalnymi”, są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych – powstała w przeszłości i powstająca współcześnie.

Art.  5.  [Postępowanie z dokumentacją w organach państwowych i samorządowych] 1. Dokumentacja powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, a także napływająca do nich, jest przechowywana przez te organy i jednostki organizacyjne, a następnie:

1) dokumentacja stanowiąca materiały archiwalne jest przekazywana niezwłocznie po upływie 25 lat od jej wytworzenia do właściwego archiwum państwowego, o ile organ lub jednostka organizacyjna nie przekazały wcześniej materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;

2) dokumentacja inna niż wymieniona w pkt 1, zwana dalej „dokumentacją niearchiwalną„, może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego, chyba że zgoda ta nie jest wymagana, albo właściwego organu określonego w art. 19; dokumentacja niearchiwalna może być brakowana po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji, o których mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2, oraz po uznaniu przez organ lub jednostkę organizacyjną, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla nich znaczenie, w tym wartość dowodową.

1a.  W przypadku gdy trwale zaprzestają działalności organ lub jednostka organizacyjna, o których mowa w ust. 1, organ lub jednostka organizacyjna przekazuje:

1) niezwłocznie materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego;

2) dokumentację niearchiwalną organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującym ich zadania i kompetencje; do organu lub jednostki organizacyjnej przejmujących dokumentację niearchiwalną, w zakresie jej ewidencjonowania, przechowywania, zabezpieczania, udostępniania, brakowania i przekazywania do archiwum państwowego, stosuje się przepisy, jakim podlegał organ lub jednostka organizacyjna przekazujący dokumentację.

Art.  6.  [Obowiązek odpowiedniego ewidencjonowania, przechowywania i ochrony dokumentacji w organach państwowych i samorządowych; instrukcje kancelaryjne] 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:

1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;

2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.

1a. Zadania, o których mowa w ust. 1, mogą być realizowane w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją, będącego systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b.

2. Organy i kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych, określają:

1) instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych;

2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w organie lub jednostce organizacyjnej, o których mowa w ust. 1, grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w tych organach i jednostkach oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną; jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w organie lub jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji;

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.

2a. Przepisów ust. 2 nie stosuje się do:

1) organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki;

2) organów powiatu i starostw powiatowych;

3) organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich;

4) organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.

2b. Prezes Rady Ministrów, na wniosek ministra właściwego do spraw administracji publicznej oraz ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, określi, w drodze rozporządzenia, dla organów i związków międzygminnych, o których mowa w ust. 2a:

1) instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach obsługujących te organy i związki;

2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt;

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych określającą w szczególności zasady i tryb postępowania z dokumentacją w archiwum.

2c.  W rozporządzeniu, o którym mowa w ust. 2b, należy uwzględnić potrzebę zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji w różnej postaci, w tym elektronicznej, oraz jej ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.

2d.  Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub wojewoda, w porozumieniu z dyrektorem właściwego dla ich siedziby archiwum państwowego, w drodze zarządzenia, mogą dokonać uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt, o których mowa w ust. 2b pkt 2, jeżeli jest to niezbędne dla klasyfikacji nowych zadań i nie narusza konstrukcji klasyfikacji; w przypadku organów zespolonej administracji rządowej w województwie uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt wojewoda dokonuje na wniosek tych organów.

2e.  Organ państwowy może określić, w trybie określonym w ust. 2, instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miarę potrzeby kwalifikator dokumentacji, wspólne dla:

1) urzędu obsługującego ten organ oraz nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych albo

2) nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych.

2f.  Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa mogą określić, w trybie określonym w ust. 2, instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miarę potrzeby kwalifikator dokumentacji, wspólne dla jednostek nadzorowanych i podległych, których przedmiot działalności jest zbliżony.

2g.  Z dniem wejścia w życie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt lub kwalifikatora dokumentacji, o których mowa w ust. 2e i 2f, tracą moc odpowiednio instrukcje, jednolity rzeczowy wykaz akt i kwalifikator dokumentacji określone na podstawie ust. 2 przez kierownika jednostki organizacyjnej.

2h.  Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów państwowych do występowania w jego imieniu w sprawach, o których mowa w ust. 2, 2e i 2f.

2i.  Organy właściwe w sprawach archiwów wyodrębnionych określają instrukcję w sprawie zarządzania dokumentacją w archiwum wyodrębnionym, określającą zasady i tryb postępowania z dokumentacją w tym archiwum.

3.  Do organów właściwych w sprawach archiwów wyodrębnionych nie stosuje się wymogu porozumienia z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych w sprawach, o których mowa w ust. 2, 2e i 2i.