Podstawowym zagadnieniem dla każdej organizacji jest ustalenie czy w ogóle ma obowiązek wdrożyć system ochrony sygnalistów czyli czy podlega ustawie. O tym kto ma wdrożyć system ochrony sygnalistów decyduje art. 23 u.o.s., zgodnie z tym przepisem:
Art. 23.
1. Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się do podmiotu prawnego, na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.
2. Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
3. Próg, o którym mowa w ust. 1, nie ma zastosowania do podmiotu prawnego wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937.
4. W przypadku podmiotów prawnych będących jednostkami samorządu terytorialnego obowiązki podmiotu prawnego określone w niniejszym rozdziale wykonują jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego, z wyłączeniem art. 28 ust. 5.
5. Przepisów niniejszego rozdziału nie stosuje się do jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.
Skupiając się w tym momencie na podmiotach prywatnych zwykle nie budzi wątpliwości ustalenie jeśli jeden podmiot prowadzi jedną działalność gospodarczą czy też jedną działalność w której występuje kontekst związany z pracą. Ale co w sytuacji gdy jeden podmiot np. Kowalski wpisany do CEIDG albo fundacja wpisana do KRS prowadzi kilka działalności? Kowalski prowadzi warsztat, restaurację i siłownię a fundacja przedszkole, żłobek i szkołę. W ramach każdej działalności zatrudniają 20 pracowników, czyli liczona sama szkoła nie podlega ustawie ale fundacja która zliczy pracowników z 3 działalności podlega.
Art. 23 posługuje się pojęciem podmiot prawny. Podmiot prawny zdefiniowany jest w słowniczku, w art. 2 u.o.s.:
10) podmiocie prawnym – należy przez to rozumieć podmiot prywatny lub podmiot publiczny;
11) podmiocie prywatnym – należy przez to rozumieć
- osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą,
- osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub
- pracodawcę,
jeżeli nie są podmiotami publicznymi;
12) podmiocie publicznym – należy przez to rozumieć podmiot wskazany w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1524);
O ile wyliczenie osoby fizycznej i osoby prawnej nie budzi wątpliwości to dodanie zwrotu „lub pracodawcę” może tutaj trochę namieszać, bo pojęcie pracodawcy nie jest jednoznaczne i niekontrowersyjne. W doktrynie i orzecznictwie są niekonsekwencje w definiowaniu kto jest pracodawcą w danym stanie faktycznym. Pracodawcę definiuje nam art. 3 k.p.:
Art. 3. [Definicja pracodawcy]
Pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników.
W ramach jednej osoby prawnej (np. spółki) może być kilku pracodawców o czym świadczy art. 24128 k.p.
[Rokowania i zawarcie układu zakładowego]
§ 1. Układ zakładowy może obejmować więcej niż jednego pracodawcę, jeżeli pracodawcy ci wchodzą w skład tej samej osoby prawnej.
Przyjmuje się, że aby w ramach osoby prawnej występował więcej niż jeden pracodawca część osoby prawnej musi być
- wyodrębniona finansowo i organizacyjnie, a także
- jej uprawnienie do samodzielnego (we własnym imieniu) zatrudniania pracowników, czyli bycia stroną umowy, musi wynikać z przepisów wewnętrznych tej osoby prawnej, nie jedynie z upoważnienia organu osoby prawnej (zarządu) dla kierownika wyodrębnionej placówki.
Taka jednostka będzie też płatnikiem dla zatrudnionych pracowników, będzie opłacać za nich składki i dla tego celu ma też odrębny NIP. Wyodrębnienie finansowe (księgowe) polega na prowadzeniu ewidencji zdarzeń gospodarczych przypisanych do tej części przedsiębiorcy jaką jest jednostka. Tak rozumiana jednostka właściwie pokrywa się z definicją zorganizowanej części przedsiębiorstwa (ZCP) wg ustawy o VAT:
27e)
zorganizowanej części przedsiębiorstwa – rozumie się przez to organizacyjnie i finansowo wyodrębniony w istniejącym przedsiębiorstwie zespół składników materialnych i niematerialnych, w tym zobowiązania, przeznaczonych do realizacji określonych zadań gospodarczych, który zarazem mógłby stanowić niezależne przedsiębiorstwo samodzielnie realizujące te zadania;
Natomiast w przypadku osoby fizycznej pracodawcą jest zawsze przedsiębiorca a nie prowadzone przez niego przedsiębiorstwo czyli w przykładzie powyżej liczy się stan zatrudnienia u Kowalskiego a nie w jego siłowni (jednej z placówek) – taki pogląd wydaje się dominować, choć spotykane są też wypowiedzi odmienne (również sądów), jeśli przedsiębiorca stworzy odrębne przedsiębiorstwa (finansowo (księgowo) i organizacyjnie) i tam ustanowi kierowników.
Tak czy inaczej odpowiedzialność wobec pracownika ponosi podmiot, który jest właścicielem majątku czy podmiotem wierzytelności, z którego może być prowadzona egzekucja, czyli nie oddział osoby prawnej (wewnętrzny pracodawca) tylko osoba prawna, w przypadku osoby fizycznej jedynym takim podmiotem jest osoba fizyczna nawet jeśliby sztucznie twierdzić, że pracodawcą jest jakaś wyodrębniona działalność.
Co do szkół niepublicznych prowadzonych przez stowarzyszenie wypowiedział się SN w wyroku z dnia 14 czerwca 2006 r., I PK 231/05, że szkoły które nie mają samodzielności majątkowej i organizacyjnej i nie zatrudniają we własnym imieniu pracowników, nie są pracodawcami dla zatrudnionych nauczycieli.
Ostatecznie w uproszczeniu można powiedzieć, że decydujące z punktu widzenia ustawy o ochronie sygnalistów jest to ilu ma zatrudnionych (również niepracowniczo) dany podmiot prawa będący stroną umowy na podstawie której następuje zatrudnienie a nie zakład pracy w znaczeniu przedsiębiorstwa czyli zbioru składników do prowadzenia działalności jak warsztat, czy restauracja. Dopiero jeśli jednostka będąca częścią osoby prawnej, ma zdolność do czynności prawnych na gruncie prawa pracy, może być uznana za pracodawcę i wtedy ilość jej pracowników (nie ma zdolności do zatrudnienia niepracowniczego) jest miarodajna dla ustawy o ochronie sygnalistów.