Podczas reprezentowania strony przed sądem cywilnym bądź administracyjnym istotną kwestią jest załączenie pełnomocnictwa do pierwszego pisma procesowego. Jeśli występujemy w imieniu spółki lub innej jednostki organizacyjnej, dodatkowo ważne jest aby wykazać, że jej reprezentant (np. członek zarządu) który złożył podpis na dokumencie pełnomocnictwa, był do tego uprawniony. W tym celu należy załączyć odpis aktualny bądź pełny z KRS (ew. wydruk komputerowy).
Istotne jest aby prawidłowa reprezentacja miała miejsce w chwili udzielenia pełnomocnictwa. Przyjmuje się, że dokument z KRS nie musi opiewać na datę udzielenia pełnomocnictwa ponieważ domniemanie faktyczne orzeka o tym, że dokument z KRS jest aktualny przez jakiś czas po jego pozyskaniu (przyjmuje się że do 3 miesięcy).
Należy również zdawać sobie sprawę z jaką datą ma miejsce udzielenie pełnomocnictwa procesowego. Od udzielenia pełnomocnictwa procesowego należy odróżnić udzielenie pełnomocnictwa w sensie czynności prawnej upoważniającej a także sporządzenie dokumentu pełnomocnictwa, przez jego podpisanie, czyli inkorporowanie czynności prawnej w dokumencie. Samo udzielenie pełnomocnictwa może nastąpić zarówno przed jak i po podpisaniu dokumentu – stąd powszechnie przyjmuje się, że pełnomocnictwo może nie mieć daty, a jeśli ma to nie świadczy ona o terminie udzielenia pełnomocnictwa (dokonania czynności prawnej upoważniającej).
Pełnomocnictwo tak jak każda czynność prawna jednostronna dochodzi do skutku kiedy oświadczenie woli mocodawcy dojdzie do adresata, przy czym w przypadku pełnomocnictwa procesowego adresatem oświadczenia woli mocodawcy nie jest jedynie pełnomocnik, ale przede wszystkim sąd przed którym mocodawca ma być reprezentowany. Z tego względu do udzielenia pełnomocnictwa procesowego dochodzi w momencie wniesienia dokumentu pełnomocnictwa do akt sprawy. Z kolei zgodnie z art. 83 par. 3 ppsa (analogiczny przepis w k.p.c.) oddanie pisma w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z jego wniesieniem do sądu – czyli o dacie udzielenia pełnomocnictwa procesowego przesądza data nadania pisma skierowanego do sądu.
To że osoba umocowana staje się pełnomocnikiem procesowym z chwilą złożenia (wniesienia do sądu) pełnomocnictwa, zostało potwierdzone przez SN (Postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 5 kwietnia 2016 r. II PZ 28/15).